Método de organização 5S (House Keeping)

Olá gente!

Há algum tempo falamos um pouco no Stories do Instagram sobre o 5S. Fizemos este post com intuito de detalhar melhor quais os significados e aplicações da metodologia japonesa.

Vamos começar contando brevemente o surgimento dele:

No Japão, após o fim da Segunda Guerra Mundial, as empresas tinham que se reerguer de alguma forma e o desperdício era algo que não existia no vocabulário da época. O 5S foi criado como um método para auxiliá-las a terem o máximo de rendimento.

Aqui no Brasil, a metodologia foi utilizada a partir da década de 70 em grandes empresas e na década de 90 em órgãos públicos, focando na melhoria do trabalho e o relacionamento entre as pessoas.

Voltando ao Japão, o 5S ou House keeping hoje é utilizado desde cedo, em casa. As famílias aplicam o método para envolver os membros da família na administração e organização do lar.

Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, mas o 5S é o mais usado e vem das iniciais das 5 técnicas que o compõe:

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke

Mas… o que são essas palavras e o que significam? E ainda mais, como podem me ajudar?

Antes de explicar tudo, dou uma dica: não fique pensando que é uma coisa impossível, o segredo é seguir um passo de cada vez, sem pressão de tempo de adaptação. Ainda estou no primeiro ou talvez segundo S, vai de cada um! O importante é que de alguma forma esses princípios te faça bem e melhore sua rotina, contribuindo para provocar mudanças comportamentais (positivas) em todos.

Vamos começar pelo Seiri:

1. SEIRISignifica “senso de utilização”. Neste primeiro S vem aquela famosa frase: Isso ainda é necessário?Na casa, por exemplo, é a hora de fazer um levantamento para separar e descartar  (ou doar!!) aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar acumulando coisas.
   Isso vale para documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos, e papéis em geral. A dica que dou é escanear as coisas de faculdade e armazenar na nuvem, e descartar os papéis. O celular não sai ileso, você é um acumulador(a) de fotos?? É melhor rever a utilidade de cada uma, a memória do celular agradece hahaResumindo, o Seiri te ajuda a identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias, o conceito chave para ele é a utilidade. Só tome cuidado pra não se empolgar e descartar informações ou documentos importantes!

   

   Chega de bagunça! Organize por categorias e por frequência de utilização. | Foto: Rob Bye

   Tá meio perdido? Fizemos uma tabelinha que vai te ajudar a começar a se organizar:

   IDENTIFICAÇÃO	PROVIDÊNCIAS
   É usado toda hora?	Colocar no próprio local de utilização
   É usado todo dia?	Colocar próximo ao local de utilização
   É usado toda semana?	Guardar por categoria, etc
   Não é necessário?	Jogar fora/doar

    

2. SEITONJá o Seiton tem como definição senso de organização, e o nome já diz tudo. Mas.. você é do tipo que parece que passa um furacão pelos lugares que anda?
   O Seiton te ajuda nisso! Como continuidade do Seiri, é necessário rever a localização dos seus objetos para que deixe perto o que é mais usado, e guarde com objetos compatíveis os que não são usados com frequência.
   Seu conceito chave é a simplificação, as coisas devem ser guardadas em locais de fácil acesso e de um jeito que seja fácil saber quando estão fora do lugar.As vantagens deste segundo S são:
   – facilidade em encontrar documentos, materiais, objetos, ferramentas..
   – economia de tempo

   

   Como seriam as bibliotecas sem organização? Muito tempo perdido! Nosso dia a dia tem tanta necessidade de organização quanto ela! | Foto: Becca Tapert

    

3. SEISONo terceiro S (senso de limpeza) é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas de alguém responsável pela faxina.
   Dessa forma, cada um é responsável pela manutenção da limpeza e organização de suas coisas.
   Como considerar o que é englobado como sujeira? O 5 S considera que todos os agentes que agridem o meio ambiente podem ser sujeira: mau cheiro, iluminação deficiente, ruídos, pouca ventilação, poeira, e a sujeira de fato.Cada pessoa sendo responsável pela limpeza, colabora em:
   – não desperdiçar
   – deixar ambientes em ordem após o uso, como banheiros

   

   Banheiro é aquele assunto polêmico! Mas se cada um manter a limpeza e organização, tudo fica melhor. | Foto: Photo by Huyen

4. SeiketsuOs primeiros princípios têm a intenção de fazer a mudança nos hábitos e sua percepção de organização. O Seiketsu traz o princípio de normalização, que é tornar cotidiano os padrões do Seiri, Seiton e Seiso.
   Neste S a perseverança tem que imperar para haver mudanças de comportamento, trazendo para a rotina a organização, arrumação e limpeza obtidas anteriormente.
5. ShitsukeO último S tem como princípio a disciplina, sem ela tudo que foi visto vai por água a baixo, não é mesmo?A ideia é fazer do que vimos um estilo de vida, para isso é preciso constantemente estar estimulando esses aprendizados e não se deixar abater com alguns fracassos de vez em quando.
   Quando há disciplina, significa que estará conseguindo consolidar as outras etapas do 5S. Isso é, quando você faz o que tem que ser feito e da maneira que deve ser feito mesmo que ninguém veja.
    

A aplicação da metodologia 5S, permite que através do tempo se reduza tempo perdido para as tarefas simples, o desperdício de materiais, melhora a organização, aumenta a produtividade no geral, além de estabelecer um padrão alto de qualidade se aplicado no trabalho, por exemplo, trazendo menor necessidade de controle e aumento da confiabilidade dos processos.

Aparentemente esses sensos falados aqui são coisas fáceis de se fazer, a ideia é ter continuamente o hábito de praticar os 5S, e isso não é fácil, mas com perseverança tudo se pode conseguir.

Se você é aquele tipo de pessoa que precisa de companhia em algum desafio para se sentir motivado, nós vamos dar aquela mãozinha e entraremos neste desafio de implementar os 5S na nossa rotina, assim te convidamos a participar dele também! Nós estaremos publicando no Stories diariamente nossa rotina e usaremos a hashtag #joana5S. Use ela para que possamos ver como estão indo no desafio!

Vamos lá? Aguardamos suas marcações! #joana5s

Consulta de pesquisa:

REYES , Andrés E. L.; VICINO, Silvana R. Programa 5S. Disponível em: <http://www.esalq.usp.br/qualidade/cinco_s/pag1_5s.htm&gt;.
PETENATE, Marcelo. O que é e para que serve o 5S?. Disponível em: <http://www.escolaedti.com.br/o-que-e-e-para-que-serve-o-5s/&gt;